Le SAE est un est un service permettant une conservation à long terme de tous documents électroniques ou biens dématérialisés. Outre la conservation, le SAE propose des fonctionnalités de :
• Versement, pour y déposer les documents devenant alors des archives
• Recherche, afin de retrouver les archives
• Consultation
• Paramétrage, afin de définir le cycle de vie des archives (indexation, contrôles, conservation…)
• Intégrité, afin de garantir la non altérabilité des archives pendant tout le cycle de vie
• Destruction, afin d’éliminer définitivement des archives au-delà de leur date d’utilité
Le SAE dispose de mécanismes prouvant à tout moment du cycle de vie de l’archive que celle-ci est intègre et donc non altérée, ce qui lui confère une valeur probante nécessaire et suffisante afin de pouvoir être présentée à une autorité.
Les valeurs du SAE tournent autour de 4 axes principaux :
• L’intégrité, afin de garantir l’authenticité de l’archive dans le temps par scellement
• La pérennité, garantissant que l’archive restera lisible pendant toute sa durée de conservation
• La sécurité, afin de s’assurer que seules les personnes autorisées puissent y accéder et que l’archive ne puisse être perdue
• La traçabilité, afin de maîtriser parfaitement toutes les étapes du cycle de vie des archives
Un certain nombre de normes et certifications sont proposées afin de garantir que le SAE est conforme aux bonnes pratiques en vigueur.
On peut citer la norme française NF Z 42-013 avec sa certification associée NF 461, mais également le guide hygiène informatique édité par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information) ou encore les règles européennes fournies par l’eIDAS au travers de l’ETSI EN 319 401 (Electronic Identification and Trust Services) et RGPD (Règlement Général de Protection des Données).
