Arclib peut être amené à collecter des informations personnelles afin de pouvoir opérer son service d’archivage électronique ainsi que son activité commerciale. À ce titre, le présent document fait part en totale transparence de la politique Arclib de protection des données personnelles en donnant les pratiques et finalités.

Les règles énoncées dans ce document sont applicables aux :
• Clients du service Arclib
• Prospects
• Visiteurs du site institutionnel Arclib

Les règles de protection de données à caractère personnel peuvent être amenées à évoluer. Conformément à ces évolutions, Arclib se réserve le droit de modifier ce document.
Ces modifications seront préalablement annoncées dans cette charte avant application.

Nous vous recommandons de vérifier régulièrement si des modifications ont été apportées aux présentes conditions.
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Quelles données sont collectées et pourquoi

Un certain nombre de données sont collectées afin de de faire fonctionner le service Arclib et son site institutionnel.

À ce titre des informations comme :
• Le mail
• L’adresse IP
• Nom
• Prénom
• Société
• Fonction
• Numéro de téléphone

Sont amenées à être collectées par Arclib afin de pouvoir :
• Contractualiser et assurer la relation client
• Garantir un accès au service et une assistance
• Assurer une activité de prospection commerciale

Les archives électroniques déposées par le client dans le service Arclib sont susceptibles de contenir des données à caractère personnel.
Dans ce cas il est sous la responsabilité du client de fixer des durées de conservation conformes à la durée d’utilité administrative de telles archives. Ce principe est également applicable aux métadonnées associées.
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A qui sont-elles transmises

Selon la finalité, les données personnelles sont transmises au service commercial ou à l’équipe d’exploitation Arclib.
En aucun cas ces informations peuvent sortir du périmètre Arclib et ne seront transmises à un tiers
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Pendant combien de temps sont-elles conservées

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée strictement nécessaire à opérer les actions pour lesquelles elles ont été récoltées. En l’occurrence :
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• Les informations personnelles liées au service seront détruites à la fin du contrat liant Arclib avec son client
• Les informations personnelles liées à la prospection seront détruites en fin de prospection, si celle-ci n’a pas aboutie, ou bien en fin de contrat
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Hébergement des données personnelles

Les données personnelles liées au service seront hébergées sur les serveurs de Monaco Cloud, situés au 25, boulevard de Suisse – 98000 Monaco et au 4-6, avenue Albert II, Zone F – 98000 Monaco.
Les données personnelles liées à la prospection, aux contrats et à la relation client seront déposées sur le gestionnaire de documentation hébergé dans les locaux d'Infotel.
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Sécurité

Arclib met en œuvre toutes les bonnes pratiques en matière de sécurité informatique afin d’apporter toutes les garanties en matière de protection des données personnelles.

À ce titre, Arclib possède les certifications suivantes :
• Certification ISO 27001 : Norme internationale décrivant les bonnes pratiques à suivre dans le cadre de la création d'un système de gestion de la sécurité de l'information
• Certification ETSI 319 401: Spécification générale des prestataires de services de confiance
• Conformité au guide d’hygiène informatique de l’ANSSI
• Qualification du Service de Confiance d’Archivage Numérique Arclib par l’Agence Monégasque de Sécurité Numérique (AMSN).

Une politique de revue et d’audit régulière permet à Arclib de conserver un haut niveau de sécurité. Si malgré ce niveau de protection une fuite de données personnelles était constatée, les propriétaires des dites données ainsi que la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (C.C.I.N) en seraient immédiatement informés.
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De quels droits disposez-vous ?

Conformément aux articles 15, 16 et 17 du règlement général sur la protection des données (RGPD),  vous pouvez vous adresser au service à tout moment afin de :
• Rectifier vos données personnelles
• Connaître vos données personnelles collectées par le service
• Faire valoir votre droit à l’oubli

Ces demandes doivent être adressées au Délégué à la Protection des Données (DPO) Infotel à l’adresse mail : dpo@infotel.com.